Makalah Manajemen Logistik

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG MASALAH

Manajemen logistic adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistic (lokasi fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan & penyimpanan) telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersil. Sulit untuk dapat membayangkan sesuatu pemasaran atau manufacturing yang tidak membutuhkan sokongan logistic.

Tujuan logistic adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana dibutuhkan, dan dengan total biaya yang rendah. Melalui proses logistiklah material mengalir ke kompleks manufacturing yang sangat luas dari Negara industri dan produk-produk didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk konsumsi.

RUMUSAN MASALAH

·         Konsep logistic dan missi logistic

·         Proses logistic menurut saluran & siklus usaha logistic

·         Komponen & system logistic

·         Koordinasi logistic

·         Unsur-unsur inventaris, penyimpanan, dan penanganan barang

·         Fungsi gudang

·         Administrasi dan organisasi system logistic

TUJUAN PENULISAN

·         Mengetahui konsep logistic dan missi logistic

·         Dapat mengetahui dan memahami Proses logistic menurut saluran & siklus usaha logistic

·         Mengetahui komponen & system logistic

·         Mengetahui koordinasi logistic

·         Dapat mengetahui apa itu unsur-unsur inventaris, penyimpanan, dan penanganan barang

·         Memahami apa fungsi gudang

·         Mengetahui administrasi dan organisasi system logistic

BAB II

PEMBAHASAN

A.    MANAJEMEN LOGISTIK

Manajemen logistic adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistic (lokasi fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan & penyimpanan) telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersil. Sulit untuk dapat membayangkan sesuatu pemasaran atau manufacturing yang tidak membutuhkan sokongan logistic.

Tujuan logistic adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana dibutuhkan, dan dengan total biaya yang rendah. Melalui proses logistiklah material mengalir ke kompleks manufacturing yang sangat luas dari Negara industri dan produk-produk didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk konsumsi.

B.     LOGISTIK TERPADU

Konsep logistic terpadu itu terdiri dari 2 usaha yang berkaitan yaitu :

1.      Operasi logistic

Aspek operasional logistic ini adalah mengenai manajemen pemindahan (movement) dan penyimpanan material dan produk jadi perusahaan. Jadi operasi logistic itu dapat dipandang sebagai berawal dari pengangkutan pertama material atau komponen-komponen dari sumber perolehannya dan berakhir pada penyerahan produk yang dibuat atau diolah itu kepada langganan atau konsumen. Untuk manufaktur besar, operasi logistic ini dapat terdiri dari ribuan pemindahan (movement = pergerakan) yang berakhir pada penyerahan produk-produk itu pada industri pemakai, para pengecer. Grosir, dealer, atau perantara pemasaran lainnya.

Untuk  pembahasan, operasi logistic itu dapat dibagi ke dalam 3 kategori :

Ω      Manajemen distribusi fisik

Ω      Manajemen material

Ω      Transfer persediaan barang di dalam perusahaan

2.      Koordinasi logistic

Koordinasi logistic adalah menyangkut perencanaan dan pengawasan terhadap masalah-masalah operasional. Koordinasi dapat dibagi ke dalam 4 bidang manajerial yaitu :

Ω      Peramalan (forecasting) pasar produk,

Peramalan pasar-produk merupakan usaha awal dari suatu perusahaan untuk merujukkan (reconcile) membuat program.

Ω      Pengolahan pesanan,

Pengolahan pesanan yang meliputi informasi yang up-to-date mengenai sifat permintaan, merupakan suatu aspek yang esensial bagi koordinasi logistic.

Ω      Perencanaan operasi, dan

Untuk mengkoordinasi kegiatan logistic, peramalan dan pengalaman yang diperoleh dari pengolahan pesanan itu, idealnya haruslah dipersatukan (synthesized). Penyatuan ini dinamakan perencanaan operasi. Rencanaan operasi itu menyatukan apa yang sanggup dilakukan oleh perusahaan dengan apa yang diinginkan untuk dilakukan oleh manajemen dimasa depan.

Ω      Procurement, atau perencanaan kebutuhan material.

Procurement dan penjadwalan jangka pendek pada perusahaan pembuatan (manufacturing) biasanya membutuhkan jauh lebih banyak koordinasi daripada procurement untuk perusahaan yang hanya menjual kembali (resale).

C.    MISSI LOGISTIK

Missi logistic suatu perusahaan adalah mengembangkan suatu system yang dapat memenuhi kebijaksanaan pelayanan dengan biaya pengeluaran yang serendah mungkin. Perencanaan sokongan logistic itu menyangkut 2 pertimbangan kebijaksanaan yaitu :

Ω      Prestasi pelayanan

Prestasi logistic itu adalah masalah prioritas dan biaya. Apabila suatu barang tidak tersedia pada waktu ia butuhkan oleh pabrik, maka pabrik itu mungkin terpaksa ditutup dengan akibat kerugian biaya dan kemungkinan kerugian penjualan. Akibat dari kegagalan tersebut adalah besar. Prestasi logistic itu diukur dengan availability (penyediaan), capability (kemampuan),dan quality (mutu).

·         Availability (penyediaan) itu adalah menyangkut kemampuan perusahaan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan material atau produk.

·         capability (kemampuan adalah menyangkut jarak waktu antara penerimaan suatu pesanan dengan pengantaran barangnya.

·         quality (mutu) prestasi adalah menyangkut berapa jauh baiknya tugas logistic itu secara keseluruhan dilaksanakan, dilihat dari besarnya kerusakan, item-item yang betul, pemecahan masalah-masalah yang tak terduga.

Ω      Total pengeluaran biaya yang memberikan hasil tercapainya pengembalian yang dikehendaki atas investasi atau sasaran-sasaran tertentu lainnya dari perusahaan. Keseimbangan ini adalah kebijaksanaan logistic yang selanjutnya akan memberikan mandate manajerial untuk menuntun desain system. Biasanya perusahaan akan mendapatkan bahwa hubungan yang terbaik antara prestasi logistic dengan biaya itu adalah hubungan yang bimbang antara prestasi yang layak dengan pengeluaran biaya yang realistis.

D.    PROSES LOGISTIK MENURUT SALURAN

Penyesuaian

       Penyesuaian adalah menyangkut penciptaan segolongan barang. Pada beberapa tempat dalam proses logistic, barang-barang harus dipusatkan, dipilih, dan disebar ke level berikutnya dalam saluran logistic.

Handling (penanganan)

       Fungsi handling merupakan salah satu yang termahal dalam kegitan saluran. Sekali sesuatu atau segolongan barang mencapai tempat behentinya, maka mulaiah shuffling (pengocokan).

Factor-faktor antar organisasi

       Oleh karena suatu urutan fungsi harus dilaksanakan dalam proses logistic, maka tidaklah heran jika sejumlah perusahaan bergabung untuk membentuk suatu saluran. Hanyalah melalui koordinasi, kebutuhan transaksi dapat dipenuhi seluruhnya. Masing-masing organisasi itu berdiri untuk suatu tujuan dan melaksanakan jasa-jasa karena mengharapkan suatu pengembalian atas investasi dan usahanya.

Sifat saluran logistic

       Penyelesaian proses logistic membutuhkan penggunaan berbagai fasilitas perusahaan dan para spesialis perantara. Ada 2 faktor yang sangat menentukan dalam perencanaan saluran logistic :

1.      Perencanaan itu haruslah meliputi total saluran dan bukannya satu perusahaan saja

2.      Haruslah berhati-hati memilih spesialisasi perantara itu dengan melihat pada kompetensi logistic dan bukan pada kemampuan pemasaran saja.

Ruang lingkup perencanaan saluran

      Proses logistic tidaklah berakhir dengan terjadinya transfer pemilikan. Ia tidaklah berakhir dengan dioperkannya produk itu ke level berikutnya dalam saluran distribusi atau bahkan pada waktu diserahkannya prosuk itu kepada seorang pembeli, kecuali kalau semua syarat-syarat transaksi itu telah dipenuhi.

Pemilihan perantara

      Factor kedua yang sangat penting dalam perencanaan saluran adalah ketelitian dalam memilih perantara khusus yang didasarkan atas kompetisi logistic.

Konsep pemisahan saluran

      Saluran transaksi terdiri dari sekelompok perantara yang mengusahakan proses perdagangan. Sasaran dari saluran transaksi adalah perundingan, membuat kontrak, dan mengelola perdagangan berdasarkan basis yang kontiniu. Keseluruhan daya usaha pemasaran yang kreatif terdapat di dalam saluran transaksi. Para peserta dalam kegiatan saluran transaksi ini adalah para spesialisasi pemasaran.

      Saluran logistic terdiri dari jaringan para perantara yang menyelenggarakan fungsi penyesuaian (adjustment), pemindahan (transfer), penyimpanan, penanganan (handling), dan komunikasi.

E.     KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM LOGISTIK

Ada 5 komponen yang bergabung untuk membentuk system logistic, yaitu :

1.      Struktur lokasi fasilitas

Ada kelemahan dalam analisa ekonomi klasik yaitu ia mengabaikan peranan lokasi fasilitas bagi penyelenggaraan operasi.

2.      Trasportasi

Dalam suatu jaringan fasilitas, transportasi merupakan suatu mata rantai penghubung. Pada umumnya suatu perusahaan mempunyai 3 alternatif untuk menetapkan kemampuan transportasinya.

Ω      Armada peralatan swasta dapat dibeli atau disewa.

Ω      Kontrak khusus dapat diatur dengan spesialis transport untuk mendapatkan kontrak jasa pengangkutan

Ω      Suatu perusahaan dapat memperoleh jasa-jasa dari suatu perusahaan transport berijin yang menawarkan pengangkutan dari suatu tempat ke tempat lain dengan biaya tertentu.

Dilihat dari sudut pandang system logistic, terdapat 3 faktor yang memegang peranan utama dalam menentukan kemampuan pelayanan transport, yaitu : (1) biaya (2) kecepatan (3) konsistensi.

3.      Persediaan (inventory)

Kebutuhan akan transport diantara berbagai fasilitas itu didasarkan atas kebijaksanaan persediaan yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan. Tujuan dari integrasi persediaan ke dalam system logistic adalah untuk mempertahankan jumlah item yang serendah mungkin yang sesuai dengan sasaran pelayanan untuk nasabah. Program logistic hendaklah diadakan dengan tujuan meningkatkan sesedikit mungkin aktiva pada pengadaan persediaan. Jawaban untuk program persediaan yang sehat dapat dijumpai dalam penyebaran yang selektif yang berkisar disekitar 4 faktor, yaitu :

Ω      Mutu nasabah

Ω      Mutu produk

Ω      Integrasi transport

Ω      Kegiatan saingan

4.      Komunikasi

Komunikasi adalah kegiatan yang seringkali diabaikan dalam system logistic. Dijaman lampau mengabaikan ini sebagian disebabkan oleh kurangnya peralatan pengolahan data dan peralatan penyampaian data yang dapat menangani arus informasi yang diperlukan. Akan tetapi, sebab yang lebih penting adalah kurangnya pemahaman terhadap dampak dari komunikasi yang cepat dan akurat terhadap prestasi logistic.

5.      Penanganan (handling) dan penyimpanan (storage)

Handling ini menimbulkan banyak sekali biaya logistic dilihat dari pengeluaran untuk operasi dan pengeluaran modal.

F.     SISTEM LOGISTIK

Ada 3 pola yang menonjol yang banyak dipakai untuk operasi logistic, yaitu :

1.      Sistem esolon

Ciri-ciri esensial dari system eselon adalah bahwa persediaan ditumpuk pada satu atau lebih tempat sebelum ia sampai di tujuan akhirnya.

2.      Sistem langsung

Bertolak belakang dengan system eselon adalah sisten yang beroperasi langsung dari salah satu atau sejumlah pusat penumpukan persediaan. Perusahaan yang menjalankan distribusi langsung ini mendapatkan bahwa usaha pemasaran mereka paling baik ditunjang oleh suatu persediaan sentral dari mana pesanan-pesanan nasabah dapat dipenuhi. System distribusi langsung ini sering kali menggunakan alat transport berkecepatan tinggi dan alat pengolah data elektronik untuk mengatasi jauhnya jarak dengan nasabah.

3.      Sistem fleksibel

System logistic yang paling lazim adalah system yang mengkombinasikan prinsip-prinsip eselon dengan prinsip-prinsip system langsung menjadi satu pola operasi yang fleksibel, sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, selektivitas persediaan didorong adanya dalam desain system logistic. Sebagian produk atau material dapat ditahan di gudang-gudang sedangkan yang lainnya dapat langsung didistribusikan. Dalam banyank hal, sifat, komposisi, atau besarnya pesanan akan menentukan lokasi dari mana seorang nasabah akan dilayani.

G.    SIKLUS USAHA LOGISTIK

Dengan membayangkan operasi logistic itu sebagai sekelompok siklus usaha, maka dapatlah kita memperoleh suatu orientasi dasar yang dapat digunakan untuk analisa disain dan untuk administrasi operasional. Disamping nodes dan links, suatu siklus usaha logistic haruslah ditunjang oleh suatu level persediaan yang merupakan bagian integral dari system operating.

Akhirnya, siklus usaha itu haruslah disesuaikan dengan kebutuhan masukan/luaran (input/output requitment) agar ia dapat berfungsi secara dinamis.

H.    OPERASI MANAJEMEN MATERIAL

Aspek logistic yang berkenaan dengan pembelian procurement) bahan mentah, suku cadang dan barang dagang untuk dijual kembali disebut manajemen material.

Tujuan manajemen material

            Titik pusat dari manajemen material adalah memberikan konstinuitas dan stabilitas dalam procurement. Tujuan pokoknya adalah memberikan assortment yang benar dari material, suku cadang, atau barang dagang untuk dijual kembali pada lokasi yang dikehendaki, pada waktu dibutuhkan, dengan cara yang ekonomis.

            Manajemen material berusaha mencapai 6 tujuan yang saling berkaitan.

1.      Pembelian dengan harga terbaik

Yang paling penting adalah bahwa manajemen material itu bertujuan membeli bahan mentah, suku cadang dan produk-produk untuk dijual kembali dengan harga yang sebaik mungkin

2.      Kontinuitas suplai

Pemeliharaan suplai yang kontinu merupakan suatu aspek yang esensial dari manajemen material. Untuk menghindari persediaan yang tidak menentu, maka perlulah diadakan standing commitments (perjanjian tetap) dengan para penjual untuk menjamin suplai yang kontinu .

3.      Pemeliharaan mutu

Walaupun material, suku cadang, dan produk yang direncanakan untuk dijual kembali itu dibeli menurut spesifikasi standard, namun banyak perbedaan mutu terdapat diantara berbagai sumber suplai. Tanggung jawab utama dari manajemen material adalah memilih sumber yang paling konsisten dalam memenuhi spesifikasi standard.

4.      Biaya pembelian logistic yang rendah

Suatu tujuan lagi dari manajemen material adalah mendisain dan mengoperasikan system yang sangat efisien untuk memperoleh item-item yang dibeli. Untuk mencapai tujuan ini, para manajer material haruslah mengintegrasikan transportasi, persediaan, komunikasi pemesanan, dan penyimpanan & penyelenggaraan, ke dalam suatu system penunjang yang seimbang.

5.      Bantuan riset dan pengembangan

Tanggung jawab utama dari manajemen material adalah untuk selalu waspada terhadap gagasan-gagasan baru dalam teknik disain produk.

6.      Memelihara hubungan dengan supplier

Tujuan yang terakhir adalah pengembangan dan pemeliharaan hubungan yang positif dengan para suplaier.

Operasi pemindahan persediaan internal

            Transfer persediaan internal adalah pemindahan yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan operasi distribusi fisik dengan operasi manajemen material dalam suatu perusahaan.

            Kebutuhan terpenting dari transfer persediaan adalah usaha logistic yang terkoordinir dalam perusahaan itu. Dilihat dari sudut pemasaran, produk-produk haruslah selalu tersedia yang tinggi itu bergantung kepada keputusan-keputusan mengenai jadwal produksi dan kemampuan memindahkan komponen-komponen diantara fasilitas-fasilitas.

I.       KOORDINASI LOGISTIK

Koordinasi logistic adalah penentuan kebutuhan dan spesifikasi yang memadukan seluruh operasi logistic. Fungsi koordinasi logistic adalah untuk memastikan bahwa seluruh pergerakan dan penyimpanan itu ada diselesaikan seefektif dan seefisien mungkin.

        Peramalan (forecasting)

                    Masukan utama bagi perencanaan dan pengkoordinasian operasi logistic adalah peramalan tentang permintaan langganan (costumer demand). Permintaan langganan ini di luar wewenang perusahaan, dalam arti bahwa calon langganan itu bebas untuk memilih apa yang mereka maui dan kapan mereka menghendakinya.

Pengolahan pesanan (ordering processing)

                    Pesan komunikasi adalah mekanisme picu untuk seluruh system logistic. Arus informasi yang bermutu dan cepat akan memudahkan integrasi dari komponen-komponen dasar system logistic. Sebaliknya, jaringan komunikasi yang jelek yang membiarkan hambatan-hambatan pesanan atau kesalahan informasi, berlangsung tanpa diketahui, dapat menimbulkan malapetaka dalam system logistic.

Fungsi komunikasi dalam manajemen logistic

                    Pada umumnya jaringan komunikasi itu sama perannya dengan komponen-komponen lain dari system logistic. Jaringan komunikasi mempunyai 4 mata rantai.

Ω      Mata rantai pertama adalah komunikasi ke dalam bentuk pesanan (order) nasabah, perintah pembelian bahan mentah atau suku cadang, atau permohonan transfer produk.

Ω      Mata rantai kedua dalam system ini mengkoordinir informasi dengan perusahaan lain yang dipengaruhi oleh pesanan tersebut.

Ω      Mata rantai ketiga adalah fungsi komando yang menggerakkan aktivitas

Ω      Mata rantai keempat adalah tahap pengawasan, dimana manajemen menetapkan dan memantau (monitors) umpan balik untuk menjamin terlaksananya system logistic yang diinginkan.

Masing-masing aspek dari seluruh jaringan komunikasi ini akan kita bahas secara lebih mendalam.

1.      Penyampaian pesan

Ada berbagai metode untuk melaksanakan tugas penyampaian pesanan ini. Beberapa metode yang lazim dipakai adalah pengantar pribadi (personal delivery), per pos (mail), telex, dan berbagai bentuk penyampaian dengan telpon.

Ada 3 prinsip penyampaian pesanan :

Ω      Jangka waktu untuk penyampaian pesanan itu hendaklah sekonsisten mungkin, dengan mempertibangkan risiko kesalahan (malfunction) system dan masalah-masalah kehabisan persediaan yang diakibatkannya

Ω      Penyampaian pesanan hendaklah selangsung mungkin, dengan perubahan yang minimum dalam bentuk pesanan dan penyampaian yang segera

Ω      Apabila mungkin, pesanan langganan itu hendaknya disampaikan dengan alat-alat mekanis dari pada cara-cara manual, untuk meminimumkan kesalahan manusia

2.      Koordinasi internal

Fungsi kedua dari system komunikasi logistic adalah untuk menjamin arus informasi yang akurat dan tepat waktu ke bidang-bidang manajemen lain di luar logistic.

3.      Komando logistik

Fungsi komando ini sangat penting dalam operasi logistic karena ia menggerakkan komponen-komponen system. Jika fungsi komando ini tidak akurat dan tidak tepat waktu, maka dapat terjadi banyak sekali inefisiensi dalam operasi logistic. Fungsi komando ini dapat dilaksanakan secara otomatis melalui suatu system pengolahan data terpadu dimana persedian-persedian secara otomatis diperbaharui dan instruksi-instruksi pengiriman disiapkan dan dikeluarkan, atau fungsi ini dapat dilakukan secara manual melalui instruksi lisan atau tulisan.

4.      Pematauan dan pengawasan (monitoring and control)

Jika system komunikasi logistic dipakai sebagai suatu alat pemantauan, maka manajemen haruslah menetapkan system tertentu yang menjamin adanya umpan balik. Umpan balik (feedback) adalah pengembalian informasi mengenai seluruh kegiatan logistic yang membutuhkan pemantauan (monitoring) untuk dapat ditinjau kembali oleh manajemen.

J.      UNSUR-UNSUR INVENTARIS

Persediaan merupakan salah satu daerah keputusan yang paling penting dalam manajemen logistic. Komitmen terhadap segolongan persediaan tertentu dan selanjutnya alokasinya ke pasar untuk menghadapi penjualan di masa depan, merupakan pusat dari operasi logistic.

Fungsi persediaan

4 fungsi pokok yang mendasari manajemen persediaan :

1.      Spesialisasi wilayah

Salah satu fungsi persediaan adalah memungkinkan spesialisasi wilayah dari unit-unit operasi individual. Fungsi pemisahan wilayah juga berkaitan dengan penghimunan golongan dalam distribusi fisik barang-barang jadi. Barang-barang pabrik dari berbagai lokasi dihimpun di suatu gudang tunggal, dengan maksud dapat menawarkan kepada nasabah suatu pengiriman tunggal dari gabungan produk-produk itu.

2.      Decoupling

Fungsi kedua dari persediaan adalah memberikan efisiensi maksimum pada operasi dalam suatu fasilitas. Fungsi ini dinamakan decoupling. Penumpukan persediaan barang-barang dikerjakan dalam kompleks pembuatan akan memungkinkan penghematan maksimum dalam produksi tanpa terhentinya pekerjaan. Begitu pula, persediaan digudang yang diadakan sebelum kebutuhan akan memungkinkan distribusi kepada nasabah dalam pengiriman jumlah besar dengan biaya pengangkutan yang minimum per unit.

3.      Penyeimbangan penawaran dan permintaan

Fungsi ketiga dari persediaan adalah penyeimbangan, yang memperhatikan jarak waktu antara konsumsi dengan pembuatan (manufacturing). Persediaan penyeimbangan ini adalah untuk menyesuaikan penyediaan suplai dengan permintaan.

4.      Persediaan pengaman

Fungsi persediaan pengaman atau persediaan penyangga (buffer stock) adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali. Persediaan pengaman itu merupakan proteksi terhadap 2 jenis ketidak pastian.

Unsur-unsur kebijaksanaan persediaan

      Kebijaksanaan persediaan itu terdiri dari pedoman-pedoman mengenai apa yang akan dibeli atau dibuat, kapan melaksanakannya, dan dalam jumlah berapa. Pengembangan kebijaksanaan yang sehat merupakan bidang tersulit dalam seluruh manajemen persediaan. Titik pusat dari perumusan kebijaksanaan adalah penentuan rata-rata komitmen persediaan.

Identifikasi biaya persediaan

      Karena persediaan itu menyangkut segala aspek dari operasi logistic, maka sulitlah untuk memisahkan biaya pemesanan persediaan dari biaya pemeliharaannya.

Biaya pemeliharaan. Secara tradisional, rekening-rekening yang termasuk dalam biaya persediaan adalah rekening pajak, penyimpanan (storage), modal, asuransi, dan kekunoan.

Biaya pemesanan. Biaya penempatan suatu pesanan itu terdiri dari seluruh biaya pengawasan persediaan, persiapan pemesanan, komunikasi pesanan, pembaharuan akitivitas, dan pengawasan manajerial.sama dengan biaya pemeliharaan, biaya pemesanan ini dihitung untuk masing-masing unsure biaya sampai diperoleh suatu total biaya penempatan pesanan tersebut.

K.    UNSUR-UNSUR PENYIMPANAN DAN PENANGANAN BARANG

Penyimpanan dan penanganan material tidak dapat persisi diklasifikasikan ke dalam skema transportasi dan skema persediaan karena ia menyangkut seluruh aspek dari komponen logistic.

Dalam system logistic, penanganan terhadap material adalah yang paling banyak memakan tenaga kerja. Pemakaian tenaga untuk penanganan material mengatasi semua bidang lain dalam system ini dan menjadi total biaya yang tertinggi.

Factor-faktor dalam penanganan material

Penaganan material dalam system logistic itu berpusat pada dan di sekitar fasilitas gudang. Khusunya pada 4 kegiatan penanganan gudang yang harus dilaksanakan :

Ω      Penerimaan

Ω      Pemindahan

Ω      Seleksi

Ω      Pengiriman (shipping)

Keempat tipe penanganan ini lazim terdapat pada manajemen material, transfer dan operasi distribusi fisik dalam suatu system logistic.

L.     FUNGSI GUDANG

Gudang itu berisi material, suku cadang, dan barang jadi. Oleh karena operasi itu sesungguhnya merupakan suatu prosedur pemecahan besaran (break-bulk) dan pengelompokkan kembali, maka tujuannya adalah pengangkutan yang efisien dalam jumlah besar ke gudang dan ke pesanan-pesanan nasabah keluar dari gudang itu. Praktek yang baik adalah mengantarkan barang itu sampai dan berangkat dari gudang dalam waktu satu hari kerja.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan gudang dapat dikelompokkan ke dalam kategori penggerakkan dan penyimpanan. Penggerakkan (movement) lebih dipentingkan dari pada penyimpanan. Dalam 2 kategori yang luas ini, penggerakkan (movement) dapat dibagi ke dalam 4 sub fungsi, sedangkan penyimpanan ke dalam 2 sub fungsi.

     Fungsi penggerakkan

Dalam fungsi penggerakkan ini, pengiriman kwantitas dikurangi sampai pada jenis-jenis yang dipesan saja, keempat fungsi penggerakkan ini adalah :

Ω      Penerimaan

Barang dagang dan material biasanya tiba di gudang dalam jumlah muatan kereta dan truk. Langkah pertama adalah pemunggahan.

Ω      Pemindahan

Sekurang-kurangnya ada dua dan kadang-kadang tiga gerakan pemindahan dalam suatu gudang yang biasa. Perama-tama barang-barang itu diangkut ke dalam gudang dan ditaruh di suatu tempat yang telah ditentukan.

Ω      Seleksi pesanan

Seleksi adalah fungsi primer dari gudang. Pada tahap ini, gerakan ditujukan untuk pengelompokkan kembali material, suku cadang, dan produk-produk ke dalam pesanan-pesanan tertentu. Untuk sejumlah besar produk-produk kecil, satu seksi dari gudang itu mungkin diterapkan untuk daerah seleksi. Penglahan data otomatis mungkin dipakai untuk memudahkan pembuatan rekening yang teliti. Para pemungut pesanan kemudian menempatkan semua item yang telah dibuat rekeningnya itu ke atas kereta seleksi untuk ditransfer ke daerah pengiriman.

Ω      Pengiriman

Pengiriman ini terdiri dari pengeecekan dan pemuatan pesanan untuk tujuan keluar. Sebagaimana halnya dalam penerimaan, pekerjaan pengiriman ini banyak dalam system dikerjakkan dengan tangan.

Fungsi penyimpanan

     Disamping mengelola pesanan-pesanan yang lazim dan yang khusus, gudang juga ,melaksanakan 2 bentuk penyimpanan :

Ω      Sementara

Bagaimanpun perputaran persediaan itu, semua barang yang diterima haruslah disimpan untuk beberapa waktu. Penyimpanan untuk pengisian persediaan dasar dinamakan penyimpanan sementara. Lamanya penyimpanan sementara ini berbeda-beda dalam system logistic yang berbeda-beda pula, karena waktu yang berlalu didasarkan atas pengisian kembali persediaan.

Ω      Permanen

Penyimpanan permanen hanyalah berarti penyimpanan yang dibutuhkan di atas persediaan pengisian yang normal

Alternatif-alternatif penyimpanan

Ada 3 pengaturan dalam mempertimbangkan alternative-alternatif gudang :

1.      Gudang swasta

Gudang swasta mungkin gudang milik sendiri ataupun gudang yang dikontrak/disewa.

2.      Gudang umum

Gudang umum banyak dipakai dalam system logistic. Hampir semua kombinasi pelayanan dapat diadakan dengan operator sebuah gudang umum. Gudang umum dapat diklasifikasikan sebagai :

Ω      Gudang barang dagang umum

Ω      Gudang berpendingin

Ω      Gudang komoditi khusus

Ω      Gudang terikat

Ω      Gudang barang-barang dan perabot rumah tangga

Ω      Gudang lapangan

3.      Kombinasi dari keduanya

Banyak juga perusahaan yang memakai kombinasi antara gudang umum dengan gudang swasta. Gudang swasta dipakai untuk menutup kebutuhan dasar sepanjang tahun, dan gudang umum dipakai untuk mengahadapi kebutuhan-kebutuhan puncak.

M.   ADMINISTASI DAN ORGANISASI SISTEM LOGISTIK

Administrasi

Administrasi logistic itu adalah mengenai alokasi sumber daya dan control operasi logistic. Organisasi adalah struktur penyaluran sumber daya manusia dalam suatu operasi logistic.

Organisasi

Manajemen adalah proses menyelesaikan hal-hal melaluui orang lain yang dipekerjakan oleh perusahaan. Suatu bagian integral dari seluruh manajemen adalah motivasi pegawai.

Organisasi tipe I

Organisasi terpadu bukanlah suatu pra-syarat untuk perbaikan efisiensi logistic. Sebagian besar perobahan organisasi type I ini adalah menyangkut pengelompokkan kembali fungsi-fungsi dalam bidang-bidang tradisional pemasaran dan manufaktur.

Organisasi tipe II

Hal terpenting dalam tahap kedua perkembangan ini adalah bahwa beberapa bagian dari bidang logistic ini sudah dipisahkan dan diangkat ke suatu posisi yang lebih tinggi wewenang dan tanggung jawab organisasinya.

Organisasi tipe III

Tipe III dari organisasi ini adalah penyatuan semua fungsi dan operasi logistic ke dalam suatu struktur manajemen tunggal. Beberapa cirri-ciri dari organisasi tipe III ini patut kita catat. Struktur yang dilukiskan dalam gambar akan dibahas menurut unit-unit organisasi tertentu.

Pertama, setiap aspek dari seluruh operasi logistic ini distruktur sebagai suatu operasi garis yang berdiri sendiri. Garis wewenang dan tanggung jawab dengan demikian jelas untuk masing-masing tugas utama yang akan dilaksanakan dalam usaha logistic. Karena bidang-bidang operasional itu dirumuskan dengan jelas, maka adalah mungkin untuk menetapkan transfer persediaan sebagai suatu menit operasional yang serupa dengan manajemen material dan distribusi fisik. Masing-masing dari ketiga unit ini beroperasi secara swa-sembada. Oleh karena itu, masing-masingnya sanggup mempertahan fleksibilitas yang perlu untuk menampung sifat-sifat khusus dari pengangkutan dan penyimpanan dalam bidang operasional mereka masing-masing. Disamping itu, karena semua kegiatan logistic direncanakan dan dikoordinir secara terpadu, maka kesempatan-kesempatan diantara bidang-bidang operasional itu dapat dieksploitir.

Kedua, keempat bidang fungsional logistic ini digambarkan pada level pelayanan penunjang system. Unit operasional ini memudahkan total integrasi dari system logistic ini.

Ketiga, pada level koordinasi, potensi penuh dari system informasi logistic ini dapat disebarkan ke seluruh perencanaan dan operasi garis. Pengolahan pesanan memicu system logistic untuk beroperasi dan menggerakkan bank data untuk mengawasi seluruh tahap operasi itu.

      Akhirnya, perencanaan dan pengawasan system terdapat pada tingkat tertinggi organisasi tipe III ini. Kedua kelompok ini merupakan pelayanan staff untuk organisasi terpadu. Kelompok perencanaan system mengurus perencanaan strategi jangka panjang dan dengan demikian bertanggung jawab untuk studi disain system logistic dan saran-saran perancangan kembali.

Tingkat pengawasan dan arus informasi

sifat pengawasan itu membutuhkan dikembangkannya beberapa level informasi dalam perusahaan. Pada umumnya, makin tinggi level tinjauan manajemen dalam organisasi, makin selektif informasi dan pelaporan pengawasannya. Empat level informasu berikut adalah :

Ω      Arah, pada level arah, arus informasi dan pengawasannya adalah berkenaan dengan pelaksanaan rencana operasional.

Ω      Perbedaan, level perbedaan dari pengawasan ini adalah mengenai pengumpulan informasi yang menunjukkan bahwa tidak semuanya berjalan menurut rencana.

Ω      Keputusan, pengawasan pada level keputusan dari manajemen adalah berkenaan dengan modifikasi dalam rencana operasional.

Ω      Kebijakan, pengawasan pada level kebijakan menyangkut perobahan dasar dari tujuan.